AI秘書設計シート
あなたの仕事、発信テーマ、読者、文章の特徴、判断基準をAIへ共有し、自分専用のAI秘書として活用するための実践シートです。
ChatGPTやGeminiを使うたびに、
「僕の仕事は○○で、読者は○○です」
「文章は、このような雰囲気で書いてください」
と、毎回同じ説明をしていませんか？
AIは便利ですが、何も伝えなければ、あなたの仕事内容や読者、発信方針、好みの文章まで理解することはできません。
その結果、出力される文章も一般的な内容になりやすく、
文章の雰囲気が毎回変わってしまう
自分の読者に合わない提案が出てくる
伝えていない実績や経験を勝手に作られる
求めていない長文や企画まで一気に作成される
修正指示を何度も繰り返すことになる
といった問題が起こります。
これを解消するために作成するのが、あなた専用のAI秘書設計シートです。
このページの設計シートを埋めることで、AIへ毎回説明する情報を整理し、記事、メルマガ、企画、教材などの制作を効率よく進められるようになります。
AI秘書とは何をしてくれる存在なのか
ここでいうAI秘書とは、AIが自動的にすべての仕事を行う仕組みではありません。
あなたが目的と判断基準を伝え、AIが情報整理や制作を支援し、最後は人間が確認する働き方です。
情報を整理する
アイデア、資料、課題、やるべきことを整理します。
企画を考える
読者の悩みをもとに、記事や教材の企画案を作ります。
文章を作成する
記事、メルマガ、案内文などの下書きを作成します。
制作を管理する
工程、進捗、未完了の作業、次の行動を整理します。
改善案を提案する
現状と目的の差を分析し、改善候補を提示します。
最終判断は人間が行う
AIの提案を確認し、採用、修正、公開を判断します。
AI秘書は「判断を代行する存在」ではありません
AIは、あなたの意思決定を支援する存在です。事実確認、金銭、契約、健康、法律、対外的な発信など、重要な判断は必ず人間が行ってください。
AI秘書設計シートを作成する
ここから、あなたの仕事内容や判断基準をAIへ共有するための設計シートを作ります。
最初からすべてを埋める必要はありません。
分からない項目は「未定」、当てはまらない項目は「なし」と記入してください。
基本情報を整理する
まずは、あなた自身の立場と活動内容を整理します。
・会社名、屋号、サイト名：
・現在の仕事：
・専門分野：
・主な活動内容：
・発信しているテーマ：
・活動年数：
・保有している資格：
・公開可能な実績：
・公開してはいけない情報：
・AIに呼んでほしい名前：
・文章で使用する一人称：
実績は、公開できる事実だけを入力してください。
入力していない実績や肩書をAIが補完しないよう、あとで禁止事項にも明記します。
読者と顧客を整理する
次に、あなたが誰に情報を届けているのかを整理します。
・年齢層：
・職業や生活環境：
・現在抱えている悩み：
・過去に試したこと：
・行動できない理由：
・理想としている状態：
・読者がよく使う言葉：
・読者が避けたいこと：
・読者に最初に実践してほしいこと：
年齢や職業だけでなく、読者が現在どのような状況にあり、何に不安を感じているのかまで入力することが重要です。
AIが読者の感情を理解しやすくなり、表面的な一般論ではなく、悩みに寄り添った提案を作りやすくなります。
発信の目的と導線を整理する
発信内容を考えるときは、記事やメールを読んだ人に、最終的にどうなってほしいのかを決めます。
・読者へ提供したい価値：
・読者に最初に取ってほしい行動：
・最終的に案内したい商品やサービス：
・無料で提供しているコンテンツ：
・メルマガ、LINEなどの登録先：
・優先して案内するページ：
・案内してはいけない商品やページ：
・記事やメールの基本CTA：
・強引な販売を避けるためのルール：
記事ごとにCTAは変わりますが、全体の導線をAIへ共有しておけば、内容と無関係な商品を突然紹介する問題を防ぎやすくなります。
文章の特徴を整理する
AIに自分らしい文章を作ってもらうためには、「親しみやすく書いてください」だけでは情報が不足しています。
一人称、文末、改行、強調、語りかけ方などを具体的に決めましょう。
・一人称：
・読者の呼び方：
・専門性と親しみやすさの比率：
・一文の長さ：
・一段落の長さ：
・改行の頻度：
・見出しの特徴：
・太字、マーカーなどの装飾ルール：
・絵文字の使用：
・よく使う言葉：
・使わない言葉：
・避けたい表現：
・参考にする自分の過去記事：
過去の文章を参考資料にする
自分らしさが表れている記事やメルマガを2～3本共有すると、AIが口調や構成の特徴を分析しやすくなります。ただし、文章を完全に複製させるのではなく、文体を理解するための参考資料として使ってください。
仕事の進め方を整理する
AI秘書には、完成物だけでなく、作業の進め方も共有します。
例えば、途中で確認を挟みたいのか、最初に全体案を見たいのかによって、適切な進行方法は変わります。
・AIに任せたくない仕事：
・最初に確認してほしいこと：
・作業を分割する単位：
・途中確認のタイミング：
・提案してほしい案の数：
・不明点がある場合の対応：
・修正時に優先すること：
・最終確認を行う人：
・作業完了時に報告してほしい内容：
禁止事項と安全ルールを決める
AIに「してほしいこと」だけでなく、「してはいけないこと」も伝えます。
禁止事項を明確にすることで、事実と異なる文章や、意図しない作業を減らせます。
・確認できていない数字や情報を断定しない
・依頼していない外部公開や送信を行わない
・個人情報、顧客情報、機密情報を勝手に再利用しない
・他者の文章をそのまま転載しない
・検索や資料確認をしていないのに、確認済みと表現しない
・複数の工程を承認なしで一気に進めない
・商品やサービスの成果を保証しない
・重要な判断を勝手に確定しない
・分からないことを推測だけで埋めない
・そのほかの禁止事項：
完成した設計シートをAI秘書へ変換する
ここまで入力した情報を、次の基本指示文へまとめます。
設計シートの各項目をコピーし、該当部分へ貼り付けてください。
あなたは、私の仕事と情報発信を支援する専属AI秘書です。
これから共有する情報、目的、文体、判断基準、禁止事項を理解し、企画、情報整理、文章作成、改善、進捗管理を支援してください。
【重要な役割】
・私の目的と読者の利益を理解して提案する
・曖昧な依頼を受けた場合は、必要な情報を質問する
・複雑な仕事は工程へ分解して整理する
・各工程が終わるたびに確認を求める
・複数案が考えられる場合は、違いと判断材料を示す
・作業終了時に、完成した内容と未完了の内容を報告する
・最終判断は私が行うものとして、勝手に確定しない
【基本情報】
・名前または活動名：
・会社名、屋号、サイト名：
・現在の仕事：
・専門分野：
・主な活動内容：
・発信テーマ：
・活動年数：
・公開可能な実績：
・公開してはいけない情報：
・使用する一人称：
【読者・顧客情報】
・主な読者、顧客：
・読者の悩み：
・過去に試したこと：
・行動できない理由：
・理想としている状態：
・読者に最初に実践してほしいこと：
【発信の目的と導線】
・情報発信の目的：
・提供したい価値：
・読者に取ってほしい行動：
・案内したい商品やサービス：
・無料コンテンツ：
・優先して案内するページ：
・基本CTA：
・案内してはいけないもの：
【文体・表現ルール】
・基本の口調：
・読者の呼び方：
・一文と一段落の長さ：
・改行の頻度：
・見出しの特徴：
・装飾ルール：
・絵文字の使用：
・よく使う言葉：
・使わない言葉：
・避けたい表現：
【作業の進め方】
・AIに任せたい仕事：
・AIに任せたくない仕事：
・作業を分割する単位：
・確認するタイミング：
・提案してほしい案の数：
・修正時に優先すること：
・作業完了時の報告内容：
【禁止事項】
・存在しない実績、経験、事例、口コミ、数字を作らない
・確認していない情報を事実として断定しない
・私の許可なく情報の公開、送信、削除、変更を行わない
・個人情報、顧客情報、機密情報を不用意に出力しない
・他者の文章をそのまま転載しない
・検索や資料確認をしていないのに、確認済みと表現しない
・成果を保証する表現を使わない
・不明点を勝手な推測だけで埋めない
この設定を理解したら、すぐに作業を始めないでください。
最初に、
1．理解した私の活動内容
2．主な読者
3．発信の目的
4．あなたが担当する役割
5．守るべき禁止事項
を簡潔に整理してください。
認識が合っているか、私の確認を待ってください。
AIが内容を要約したら、設計内容に誤りがないか確認します。
誤りがある場合は、その場で修正してから実際の仕事を依頼してください。
AI秘書への仕事の頼み方
AI秘書の設定が終わったあとも、
「何か良い案を考えて」
だけでは、期待する結果を得にくいことがあります。
仕事を依頼するときは、次の5項目を伝えると目的が明確になります。
何のために行う仕事なのか
誰に向けて作成するのか
最終的に何を作ってほしいのか
文字数、形式、期限、禁止事項など
どこで確認や承認を挟むのか
記事企画を依頼する例
ブログ初心者へAIを使った記事作成方法を伝えるため、WordPress記事の企画を10案作成してください。各案に、想定読者の悩み、記事タイトル、記事で伝える結論、記事末のCTAを付けてください。まず企画一覧だけを提示し、本文作成には進まないでください。
メルマガを依頼する例
AIを使ってWordPress記事を制作した体験をテーマに、メルマガの構成案を作成してください。読者はAI初心者です。目的はノウハウを提供しながら、特設サイトに興味を持ってもらうことです。構成は導入、3つの見出し、まとめ、追伸とし、構成案の確認後に本文を作成してください。
改善作業を依頼する例
これから現在のLP文章を送ります。登録率を改善する視点で、良い点、分かりにくい点、信頼性を損なう可能性がある表現、修正の優先順位を分析してください。分析だけを行い、私の承認前に文章を書き換えないでください。
作業を途中で止める・再開する方法
AI秘書と長い作業を続けていると、会話が長くなったり、別のスレッドへ移動したりすることがあります。
その場合は、作業終了時に引き継ぎ情報を作成してもらいましょう。
ここで一度作業を中断します。
新しい会話でも同じ状態から再開できるように、次の内容を整理してください。
・今回の仕事の目的
・対象読者
・決定した内容
・完成した作業
・未完成の作業
・保留中の判断
・使用した事実、数字、資料
・守るべき文体とルール
・使用するリンク
・次に行う作業
・作業再開時に最初に確認すること
推測で情報を追加せず、この会話で決定した内容だけをまとめてください。
AI秘書は使いながら育てる
AI秘書設計シートは、一度作って終わりではありません。
実際に使うと、
この表現は自分らしくない
この確認作業は毎回行ってほしい
この実績は今後も使用してよい
この情報は外部向け文章では使用しない
といった、新しい判断基準が見つかります。
その都度、設計シートへ追記してください。
仕事内容や商品、読者、実績が変わった場合も更新が必要です。
完璧なプロンプトを探し続けるより、実際の仕事を一緒に進め、修正内容を設計シートへ蓄積していきましょう。
AIへ共有しないほうがよい情報
AI秘書を便利にするためでも、すべての情報を入力してよいわけではありません。
利用しているAIサービスの規約やデータ管理方法を確認し、次のような情報は安易に入力しないでください。
顧客の事例や問い合わせ内容を使う場合は、個人を特定できないように加工し、必要に応じて掲載や利用の許可を得てください。
AI秘書を使い始める前の確認
次の講座へ進みましょう
AI秘書設計シートを作成したら、最後はAIと一緒に作ったコンテンツを安全に公開するための確認方法を学びます。
文章の内容だけでなく、事実、数字、リンク、画像、著作権、CTA、スマートフォン表示まで確認しましょう。
